HASE-Organisation

Ich versuche hier Vorschläge zu machen, um Probleme, die wir 2023 hatten, zu lösen. Es sind meine Ideen, ich denke keinesfalls, dass es nur so funktionieren kann.

Besonders wichtig ist mir, dass nicht jedes Jahr das Rad neu erfunden werden muss. Zum Beispiel die Texte für die Beantwortung der Anmeldungen und Ähnliches sollen hier gespeichert sein oder wenigstens von hier aus erreicht werden können.
Ich habe 2023 einige Sachen zum ersten Mal gemacht, musste einiges herausfinden und verstehen. Die Leute, die das nächstes Mal machen, können das hier nachlesen, um Zeit zu sparen.

Ich denke, es ist auch wichtig, zu verstehen, was die einzelnen Aufgabe beinhalten, wie viel Zeitaufwand das ist, damit man die Aufgaben gerecht und/oder sinnvoll verteilen kann.

Manche dieser Punkte kommen manchen Leuten trivial und offensichtlich vor. Aber man hat schon Dinge erlebt …! Und manches ist zwar ganz einfach, man kommt aber eben nicht im richtigen Moment darauf.

Nur Teams anzeigen

Benötige Fähigkeiten, Zeitaufwand

(Hintergrund-)Informationen, Hilfsmittel

TODO

Allgemeines

Kommunikation allgemein

• Immer versuchen eine lösungsorientierte Kommunikation zu führen.
  – Problem identifizieren
  – Was können wir jetzt tun, um es gemeinsam zu schaffen?
        – Bestimmen, wer „den Hut aufsetzt“
        – Ggf. Unterstützer bestimmen
        – End-Datum festlegen
        – Nachhalten
• Nach Unterstützung fragen, wenn man welche benötigt.

Zusammenarbeit

• Eine solche Veranstaltung zu organisieren ist Arbeit. Bevor man sich entschließt, dabei mitzuarbeiten, muss man überlegen
  – ob man bereit ist, die nöige Zeit von der Freizeit abzuzwacken,
  – ob man diese Zeit auch hat, wenn die Arbeiten nötig sind,
  – dass es nötig sein kann, irgendwo einzuspringen, wenn etwas schiefgeht oder jemand Hilfe braucht,
  – dass es nötig sein kann, die Signal-Gruppe(n) zeitnah zu verfolgen, falls es etwas Dringendes gibt.
  Einiges davon kann durch gute Organisation und rechtzeitges Anfangen reduziert werden.
• Signal ist ein superpraktisches Tool. Eine gemeinsame Gruppe, Untergruppen, Zweierchats – geiles Zeug!
• Daumen hoch für „Ich stimme zu“, Haken für „Habe ich erledigt“: kurz, knapp, genial.
• Bitte möglichst keine Sprachnachrichten. „Ich mach’s mal so ganz schnell …“ hat zur Folge dass es für alle anderen
  – langsamer ist, denn man kann oft schneller lesen/überfliegen als zuhören.
  – zurückspulen ist viel umständlicher als die gewünschte geschriebene Stelle zu finden.
  – Wir wollen hier miteinander arbeiten. In/nach Sprachnachrichten kann man nicht suchen, was man manchmal möchte.
• Bitte nicht im Abstand von von jeweils 20 Sekunden posten: Ist ja super!, Was du da geschafft hast., Echt jetzt!
  Im schlimmsten Falle werden mehrere Leute zweimal überflüssig ans Smartphone gerufen, vielleicht, weil sie gerade eine wichtige Antwort erwarten.
  Das kann dazu führen, dass Leute genervt sind, die Gruppe auf stumm schalten, wichtige Posts zu spät lesen.
• Bitte nicht im Abstand von von jeweils 20 Sekunden posten: Mist, Tut mir leid!, Ich hab’s vergessen, melde mich später.
  Siehe letzter Punkt.
• Bitte meldet euch ab, wenn ihr in Urlaub fahrt oder aus anderen Gründen länger nicht erreichbar seid oder eure Ruhe haben wollt.
  2023 hat das am Anfang ganz gut geklappt, später ist es aber einige Male passiert, dass sich jemand nicht abgemeldet hat.
• Wer nach längerer – oder auch kürzerer – Abwesenheit wieder liest, was in der Gruppe geschrieben wurde, soll sich bitte die Zeit nehmen und genau genug lesen was passiert ist.
• Bitte lest genau, was die anderen schreiben. GENAU! Auch Links klicken!
  Das spart allen Beteiligt*innen Zeit.
• Ich weiß natürlich: Alle haben viel zu tun, man macht ja auch was anderes als HASE organisieren, manchmal will man einfach seine Ruhe haben, … Aber:
  Wenn ich einer Person eine wichtige und/oder zeitkritische Frage in einer Gruppe gestellt habe, die nur eine kurze Antwort erfordert, und diese Person in einer anderen Gruppe kurze Posts macht und/oder mehrere Daumen oder Herzchen verteilt, mir aber nicht antwortet, finde ich das irritierend, unverständlich, unhöflich, …
  Ein kurzes „Ich weiß noch nicht“ oder „Ich melde mich dann und dann“ würde schon helfen.
• Wenn man Arbeiten spät anfängt, obwohl schon alles Nötige dafür vorhanden ist, und dann wegen einer Deadline wenig Zeit ist,
  – kann das „gefährlich“ sein, je nachdem, wie schlimm es ist, wenn es zu spät ist,
  – ist das den anderen gegenüber unhöflich, die dann selbst in Zeitdruck geraten, weil sie sich verplichtet fühlen, zu helfen, oder weil es einfach wichtig und nötig ist.

Meetings

• Jemand bereitet es soweit vor, dass klar ist, was die Ergebnisse sein sollen und leitet dann auch diese Sitzung.
• Es gibt immer einen Protokollführer, der die Ergebnisse, ganz besonders Folgendes dokumentiert:
  – die Zuständigkeiten und
  – bis wann es gemacht werden muss.
  Nach den Erfahrungen 2023 fürchte ich, es muss auch noch kontrolliert werden, ob es (rechtzeitig) getan wurde. Ich habe keine Idee, wie das organisiert werden könnte.
• Bei jedem Ende eines Meetings überlegen:
  – „Haben wir noch etwas vergessen?“
  – „Ist noch etwas anderes zu klären?“
  – „Was haben wir noch nicht bedacht?“
  – „Passen die Deadlines noch?“
  – „Braucht jemand noch Unterstützung?“
        – Wer kann wie helfen?

Aufgabenverteilung

• Zuständigkeiten: Auf diesen Seiten versuche ich, Aufgabenbereiche zu definieren und möglichst viele Teilaufgaben zu sammeln. Dann kann man beim nächsten Projekt ganz am Anfang festlegen, wer was macht und muss nicht zwischendurch oder sogar kurz vor Schluss überlegen, was noch zu tun ist und wer das macht.
• Teams statt einzelne Hauptverantwortliche: Das Folgende gilt nicht für alle (für die T-Shirts z. B. reicht wohl ein Mensch), aber für viele Aufgaben.
  Lieber zwei, noch besser drei Verantwortliche für Aufgabenbereiche bestimmen.
  Wir sind alle keine Profis, im Team kommt man mit Aufgaben besser klar, man muss keine oder weniger Helfer suchen, sechs Augen sehen mehr als drei, …
  Dann muss nicht so viel im Plenum diskutiert werden. Im besten Falle braucht man das Plenum nur noch selten. Wenn das Team wirklich alleine nicht weiterkommen sollte: Im Plenum Vorüberlegungen präsentieren, konkrete Fragen stellen.
  Man kann natürlich in mehreren Team sein.
  Zweierteams: Wenn einer von beiden ausfällt, weil er stirbt, gerade keine Lust hat, sein Smartphone wässert oder zum Kaiser von China gewählt wird, sitzt der andere alleine da. Bei dreien ist das viel unwahrscheinlicher.
• Mehr klar abgegrenzte Aufgabenbereiche Dazu habe ich immer wieder den Einwand „Dann ist viel mehr Koordination nötig“ gehört. Auf dieser Seite versuche ich zu zeigen, dass das nicht so schlimm ist.
• Eigentlich reichen ein oder zwei Haupt-Orgas. Die eigentliche Arbeit wird in Teams gemacht.
  Aufgabe der Haupt-Orgas ist z. B., bei den Teams nachzufragen, ob alles läuft, Fertigstellungstermine kontrollieren.
• Zuständigkeiten: Es ist nicht besonders sinnvoll, dass jemand mit einer Lese-Rechtschreib-Schwäche für das Korrekturlesen von Texten zuständig ist – auch nicht als Verantwortlicher, der sich dann Helfer suchen soll. Siehe auch nächster Punkt.
• Werbung, Texte, Fotos, Flyer, Homepage, soziale Medien: das alles sollte anders aufgeteilt werden. Es ist Blödsinn, das die Zuständigen für Homepage, Instagram, Facebook, Messengers, … sich getrennt Texte ausdenken, Fotos suchen, Videos machen.
• Konkretes Beispiel „Homepage“
  Gehört das alles dazu?
  – Texte schreiben
  – Inhalte ins Layout bringen
  – Das Formular für die Anmeldung an die geänderten Bedingungen anpassen.
  – Fotos und Texts von Bands finden/anfordern.
  – Sich überlegen wie neue Konzepte formuliert und dargestellt werden (Beispiel 2023: Soli)
  – Sich um einen Übersetzer kümmern oder selbst übersetzen.
  – Grundsätzliches überlegen (Beispiel 2023: Preise und Leistungen als Raster)
  Die ersten beiden Male habe ich gedacht, die Aufgabe „Homepage“ würde daraus bestehen, gelieferte Inhalte einzufügen und das Anmeldungsformular zu bauen. 2023 habe ich (mit etwas Unterstützung) die gesamte Liste übernommen.

Rechtliches

siehe auch Rechtliches bei HASE-Orga

• Die Soli-Spenden sind natürlich keine Spenden an den Verein.

Termine

• Sören ist in viele andere Städte gefahren und hat dort viele Leute angesprochen. Häufigste Reaktion: „Da habe ich schon etwas vor!“
  Vermutung: Viele potenzielle Teilnehmer sind aktive Menschen. Wenn die Termine zu kurz vor der Veranstaltung liegen, ist es wahrscheinlich, dass viele dieser Leute den Termin schon verplant haben.
  Wenn das stimmt, ist auch mit viel Werbung nur noch wenig zu retten.

• Info-Start und Anmeldungsstart möglichst früh legen.
• Sonja und Janina haben dringend dazu geraten, sowohl Info-Start als auch Anmeldungsstart auf den Monatsanfang zu legen. Ich habe es nicht wirklich verstanden. Man sollte sich das erklären lassen.
• Zeitleiste
  Wenn der HASE im September stattfindet:
  – Januar bis Mitte April: Vorbereitung und Planung
  – Dann hat man noch zwei Wochen Zeit, falls es Probleme gibt.
  – Anfang Mai: Die ist Homepage komplett fertig ist und die Infos können rausgehen.
  – Anfang Juni: Start der Anmeldung, Early Bird-Preise
  – Wann?: ab jetzt nur noch volle Preise
  – Mitte August: Deadline für die Absage der Veranstaltung
  Ab wann soll die Online-Anmeldung geschlossen werden?
  → Es gibt deutlich weniger Probleme mit Urlaub, höchstens vielleicht Ostern.

Aufgabenbereiche

Schön abgeschlossene Bereiche

Kalkulation, Preisgestaltung

Karsten, Boris, Sören

• zu 2023: 20€ für die Parties, insbesondere die Party am Samstag mit einer Top-Band ist viel zu wenig. So viel kostet ja schon der Swingsalon!
• zu 2023: Full/Party = 85€/45€. Für die 40€ Differenz bekam man meiner Meinung nach weniger „Wert“ im Vergleich zum Partypass: nur 1 Vortrag, 1 einstündiger Workshop, Kanufahren/netter Nachmittag. Besser vielleicht 85€/60€?
• Wenn die Kalkulation für den HASE 2023
  1. 65 Full Passes vermutet hat (glaube ich, gehört zu haben) und
  2. alles andere ungefähr so ist wie bisher,
  dann seid ihr nach meinen Berechnungen von einem Verlust von ca. 1.500€ ausgegangen.
  War das wirklich so gedacht?
• Early Bird-Tarife überlegen
• Rabatt für Vereinsmitglieder (Konditionen genau überlegen, Eintritt 1 Monat vorher reicht nicht)
• vielleicht einen kleinen (eventuell zusätzlichen) Rabatt für Helfer überlegen (nicht Mikrohelfer)
• Definieren und veröffentlichen, welche Veranstaltungen für welchen Preis nachgekauft werden können.
• Homepage: noch verfügbare Karten anzeigen (wie BRUX): vorhanden/wenige/ausverkauft

• Das Soli-Geld wird nur unter den Teilnehmern hin und her geschoben. Es gehört deshalb also nicht zu den Netto- und auch nicht zu den Bruttoeinnahmen. Die Spender überweisen das Geld zwar, aber die Empfänger zahlen – später – weniger als den Betrag, der auf ihrer Anmeldung steht.
  Das muss auch bei der Kalkulation und dem Verständnis der schon eingegangenen und der offenen Einzahlungen berücksichtigt werden. Man hat also bevor das Geld auf die Empfänger verteilt wird, „zu viel“ Geld auf dem Konto.

Akquise (der Name muss noch besser)

Boris

• 2023: Katastrophe
  Boris krebst alleine rum, hat zu wenig Zeit
  Band gibt keine Antwort
• Wie kriegen wir eine Liste von potenziellen:
  – Conférenciers,
  – Fotografen?
  und zwar
  – in der Szene oder
  – in anderen Szenen
  – außerhalb von Lindy Hop? Wohl eher nicht. Natürlich gibt es professionelle Moderatoren aber das ist für einen Exchage wohl eher zu teuer oder auch sonst nicht passend – oder?
• Hier könnte eine Liste von Bands sein, die immer wieder aktualisiert wird, damit man, wenn man es braucht, nachsehen kann.
  Alle, im Orga-Team und auch alle anderem im Verein sollten das ganze Jahr aufmerksam sein und immer, wenn sie eine gute Band kennenlernen, vielleicht wenigstens eine Visitenkarte und die Adresse der Website einsammeln.

• Das muss immer ein Team machen, 3 Leute!
• Was überhaupt gemacht werden soll oder kann, sollte man auch im Plenum besprechen. Daraus folgt, dass das Akquise-Team als allererstes anfängt zu arbeiten, um Vorschläge zu sammeln.

• Bands finden, auswählen, anfragen, verhandeln, Verträge machen
• dto. DJs
• ggf. dto. Workshopleiter
• dto. Fotograf(en)
• dto. Sonstiges (Vortrag, Shows, …)
• ggf. Bands in Empfang nehmen (?), Fahrt von der Party ins Hotel organisieren
  Oder gehört das zur Aufgabe „Party“?
• Alle Verträge schriftlich machen.
• Kündigungsklauseln einbauen (4 Wochen vorher?!)
• Sobald die Preise feststehen, sie dem Kassenwart geben

Werbung, Information: Texte, Bilder, soziale Medien

• 2023: Team!? Hamwanich! Keine Koordination, Zusammenarbeit oder Synergie. Jeder bastelt so gut er kann vor sich hin. Schade! Viel verplemperte Zeit durch doppelte Arbeit, niedrige Qualität.

Homepage: Sören
Instagram: Cathrin
Facebook: Boris
Signal: Sören, Janina
WhatsApp: Janina, Sonja, Nina
Handout: Boris
Übersetzer: Luke

• Das ist der aufwändigste Aufgabenbereich. 4-5 Leute als Hauptteam, diverse Helfer
• Texte: Gefühl für Textstil, Texte so schreiben können
• Fotos, Zeichnungen, Design
• Nicht alle in diesem Team müssen alles können.

• Auf der Seite Parties (in Norddeutschland) stehen viele Informationen über Szenen in anderen Städten, z. B. auch Kalender und Newsletter.
• Ich glaube, wird hatten früher mal beschlossen, immer HASE zu schreiben, nicht HaSE oder Hase.
• „e. V.“ schreibt man korrekterweise mit einem Leerzeichen. Man kann dafür auch ein schmales Leerzeichen (thin space) nehmen.
• Der „Dreiohrhase“ und noch viel mehr die Zeichnungen der ersten beiden HASE sind keine guten Logos. Für die Anwendungszwecke eines Logos sind diese Zeichnungen viel zu detailliert. Ich würde die Zeichnungen vielleicht Maskottchen nennen. Schaut mal in Signal das Logo der Orga-Gruppe an. Die Ohren sind abschnitten, die Fliege fehlt und auch so sind Einzelheiten nicht so leicht zu erkennen.
  Ich kann mir vorstellen, dass wie auf Dauer ein festes Logo für den HASE haben und jedes Jahr andere … Maskottchen.

• Texte schreiben
• Fotos finden, auswählen, bearbeiten
• Texte übersetzen (lassen)
• Designkonzept erstellen, Zeichnungen machen
• Flyer erstellen, drucken lassen, an Verteiler übergeben
• Posts für Soziale Medien vorbereiten
• Handout (wenn das noch nötig sein sollte)

Homepage

Sören, Helfer: Hendrik

• Die Inhalte der Homepage gehören nicht zur Aufgabe „Homepage“!

• Das meiste sollte sich von Mal zu Mal nicht ändern, es sein denn, man will ein neues Design haben.
• Layout an die neue Gegebenheiten anpassen.
• Das Anmeldungsformular an die neue Gegebenheiten anpassen. Das ist übrigens aufwändiger, als die meisten sich das vorstellen.
• Inhalte, die vom Werbungteam kommen, einfügen
• Einiges besser oder schöner machen.

Anmeldungen bearbeiten

• Sören: echte Datenbank einrichten
• Sören: Beantwortung automatisieren, wenn es keine Bemerkungen gibt
• Ist es sinnvoll, die Anmeldung ein paar Tage vor Beginn der Veranstaltung zu schließen, weil die Leute nicht mehr rechtzeitig überweisen können?
  Wenn die (meisten) Anmeldungen automatisiert beantwortet werden, ist das vielleicht nicht mehr so relevant.

Cathrin, Roland

• Werkzeuge:
  – das Programm zur HASE-Website, (ggf. die CSV-Datei)
  – Serienmailfunktion im E-Mail-Programm
  – Vorlagen für Texte, Textbausteine
  – Account bei Google-Workspace

• Alle eingehenden Anmeldungen beantworten, mit Textvorlagen; Sonderfälle beachten, z. B. Hosting, insbesondere alle Anmeldungen mit Bemerkungen (Das wird so in Zukunft nicht mehr nötig sein.)
• Die eingehenden Anmeldungen mit Sonderfällen beantworten (mit Textvorlagen), z. B. Hosting (hier könnte auch einiges automatisiert werden), insbesondere die Anmeldungen mit Bemerkungen
• in Zusammenarbeit mit dem Kassenwart: Geldeingänge überprüfen (Frequenz je nach Menge der Anmeldungen), ggf. erinnern
• begrenzte Zahl an Übernachtungsmöglichkeiten berücksichtigen
• begrenzte Zahl an Plätzen für Brunch berücksichtigen
• für begrenzte Ressourcen Wartelisten führen
• Was macht man bei großem Follow-Überschuss?
• Sonstige Anfragen (ohne Anmeldung, eher vor Start der Registrierung) beantworten
• Das kann mit der Aufgabe Anmeldung/Kasse verbunden werden, muss aber nicht.

T-Shirts

Sören

• Gehört eigentlich zu „Design“: Die Linien der Zeichnung dürfen nicht zu dünn sein.
  Bei den ersten beiden HASE war das der Fall und der Drucker hatte dadurch Probleme und unnötige Mehrarbeit.
• Preise und verfügbare Farben klären
  an Homepage und Kassenwart weitergeben
• Motiv an die Druckerei schicken
• Erste Bestellung, so früh wie möglich: für Werbefotos; Shirts für die Orgas
• Abholen, überprüfen, ggf. mit der Druckerei klären
• Hauptbestellung, Infos kommen von der Anmeldung
• Abholen, überprüfen, ggf. mit der Druckerei klären
• Der Anmeldung übergeben. Die Liste mit den Namen kommt aus der Datenbank.

GEMA

Aktuell hat nur Tobi so ein Konto.

• Man muss Veranstaltungen vorher anmelden. Dazu braucht am ein Konto bei der GEMA.
  In den letzten Jahren haben die Tanzschulen diese Anmeldung die Parties in ihren Räumen übernommen.
• Die Kosten sind von vielen Faktoren abhängig, Grundfläche, Anzahl der Toiletten, … Für alle Veranstaltungen muss GEMA gezahlt werden, sogar für Tanzen im Park.

• Veranstaltungen anmelden

Helferscouts

Sören, Janina, Roland

• Das müssen natürlich Leute sein, die aktuell aktiv in der Szene ist, mit vielen Leuten direkten Kontakt haben und viel auf Parties sind.
  Dadurch können auch Orgas, die nicht so sehr in der Szene sind, Helfer bekommen.
• Wenn der Verein mehr Mitglieder hat, könnte das ersetzt werden durch Nachfrage bei den Mitgliedern.

• Die anderen Teams geben Infos
  – wie viele Helfer
  – für welche Aufgaben und
  – für wie lange gebraucht werden.
  Übersicht Helfer
  Eigentlich sollte das jedes Jahr weitgehend gleich sein. Aber es gibt ja auch andere Veranstaltungen als den HASE.

Lager

Tobi?

• Materialien wie z. B.
  – Deko
  – Wegweiser
  – Bändchen
  sollten vielleicht bei einer Person gelagert werden.
  Dann muss nicht zusammengesucht werden, was (vielleicht) noch da ist.
• Notieren, was vorhanden ist. Vielleicht auch hier auflisten.

Deko

Hendrik

Vorher

• Deko planen, kaufen, basteln
• Wegweiser bauen
  Plakate mit Pfeilen, am besten laminiert
• Vielleicht ist etwas im Lager.

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• Dekorieren
• Wegweiser bauen und aufstellen.
• Deko abbauen
• Wegweiser einsammeln. Dafür kann man gut Helfer nehmen, die das machen, bevor sie gehen.

Parties

Hendrik

• Tanzschulen verdienen einen Teil ihres Geldes durch Getränkeverkauf. Deshalb kann man keine eigenen Getränke mitbringen.
  Das OSCO ist keine Tanzschule, da sind eigene Getränke OK. Das ist eine Ausnahme!
• Bei der Haupt-/Samstags-Party sollten die Organisatoren vorgestellt werden. Das haben sie verdient, sie dürfen sich ruhig etwas feiern lassen. Deshalb ist es wünschenswert, dass nicht einer der Organisatoren die Conférence macht.

• Zeitablauf planen, ausdrucken
  Das ist vielleicht nicht nötig, wenn der Ablauf frühzeitig geplant wurde und auf der Homepage und im Handout zu finden ist.
• Termin mit Conférencier zur Besprechung vereinbaren

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• technische Gegebenheiten lernen:
  – Lautstärkeregelung
  – Partylicht
  – ggf. nötige Schlüssel, Garderoben für die Bands
• Wichtig: Soundcheck mit allen Leuten, die Mikrofone benutzen!
  Viel zu oft sind Ansagen schwer bis gar nicht zu verstehen. Das ist unhöflich den Teilnehmern gegenüber. Perfekterweise hat jede Person ein eigenes Mikrofon mit eigenen Einstellungen. Das ist natürlich bei einem HASE nicht umsetzbar. Aber einfach zu sagen, da kann man nichts ändern, bedeutet: scheißegal, ob die Leute verstehen, was angesagt wird oder nicht.
• ggf. Helfer instruieren (z. B. falls etwas zu holen oder umzuräumen ist)
• Zeitablauf aufhängen, an Kasse geben
• Absprache mit Conférencier, Zeitplan geben, durchsprechen

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• Einhaltung des Zeitplans überwachen
• Auf die Lautstärke achten (falls der DJ auf Toilette ist, aber auch sonst!), ggf. korrigieren
• Auf die Helligkeit achten, ggf. ändern
• Jam Circle „provozieren“?

Anmeldung/Kasse

Cathrin, Roland

• Das kann mit der Aufgabe Anmeldungen bearbeiten verbunden werden, muss aber nicht.

• Bändchen und Stempel organisieren/kaufen, wegen Anzahl: Team „Anmeldung bearbeiten“ fragen
  Oder sollte das das Deko-Team übernehmen?
• Die Listen kommen aus der Datenbank, man muss nichts selbst schreiben.
• Schichten von einer Stunden finde ich sinnvoll.
  Hier können Helfer gut eingesetzt werden. Helferscouts mitteilen, wie viele Helfer gebraucht werden.
• Kassenschatulle Wer besitzt eine? Hier hinschreiben. Oder soll der Verein eine kaufen?, Wechselgeld besorgen

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• T-Shirts ausgeben
• Räumlichkeiten erklären
• Zur Einteilung der Schichten:
  Natürlich sind die frühen Schichten die angenehmsten: Die Party hat noch nicht richtig angefangen, also verpasst man nicht viel. Man hat zu tun, man hat Gelegenheit, Leute kennezulernen.
  Bei späteren Schichten verpasst man die Band, Shows, Wettbewerb – die tollen Sachen. Und weil nicht mehr viel zu tun ist, reicht eine Person, und die sitzt alleine rum.
  Ich habe bisher keine Idee, wie man das angehen kann.

Nächstes Mal besser machen, Ideen

Organisation

• Wissen sollte möglichst viel im Verein ankommen, nicht bei den einzelnen Leuten bleiben. Deshalb: Jeder sollte aufschreiben, was wichtig ist, damit es (z. B. hier) dokumentiert werden kann. Dann kann man beim nächsten Mal nachsehen – man selbst, wenn man sich nicht mehr genau erinnern kann oder derjenige, des es zum ersten Mal macht.
• Zuständigkeiten klarer festlegen und dokumentieren
• Mehr in kleinen Teams arbeiten. Niemand sollte etwas alleine machen – vielleicht mit einigen Ausnahmen.
  Bei wichtigen Themen kann das Team dann Fragen vorbereiten und sie der Gruppe präsentieren.
• Handout und Homepage sind haben riesige Überschneidungen. Das muss vereinfacht werden. Es ist völliger Quatsch, die Homepage und das Handout getrennt machen und korrekturlesen zu müssen.
• Gar nicht gut: 8 Tage vor Beginn die Startzeiten der Parties ändern. Es gibt vielleicht Leute, die einen Zug gebucht haben, um pünktlich anzukommen – und dann fängt es eine Stunde früher an. (Das war 2023 so!)
  Am besten: Die Uhrzeiten vor Beginn der Anmeldung planen.

Inhalt und Zeitplan der Veranstaltung

• OSCO Sonntag streichen. Ggf. Kanu-Club verlängern, OSCO Samstag integrieren
  Info: Im OSCO waren noch vier Auswärtige. Die Party war aber recht gut besucht.

Punkte einzelner Leute

Das ist eigentlich doppelt, aber irgendwie finde ich es sinnvoll, bis alles in den einzelnen Themen untergebracht ist.

In order of appearance

Von Teilnehmern

• Gut wäre ein Link zum Fahrplan der Üstra.
  Ist seit Samstag, 2023-09-16, nachmittags, vorhanden
• Am Kanu-Club hätten Wegweiser geholfen!
• Der Wettbewerb war zu lang und zu langatmig.
• Download von Handout hat nicht funktioniert, Firefox-Fenster ist aufgegangen, aber dann ist nichts passiert.
  Das ist nächstes Jahr kein Problem mehr. Wäre auch dieses Jahr nicht vorgekommen, wenn irgendjemand genau gelesen hätte, was ich geschrieben habe.
• Kennenlernspiel: Lief nicht besonders gut. Einige Frauen wussten nicht, wo sie den Zettel hintun sollten, weil sie keine Taschen in der Kleidung hatten.
  Ich wollte den Zettel auch nicht in meine Hosentasche stecken, weil er dann durch das Schwitzen feucht geworden wäre.
• Samstags-Party: Schön wäre es gewesen, die Orgas vorgestellt zu bekommen.

Sören

• Wenn es eine HASE-Choreo gibt, könnte man die z. B. beim OSCO zusammen üben.
• Auch Anmeldungen mit Hosting-Wünschen können automatisch beantwortet werden. Nur bei Bemerkungen würde ich es nicht machen.
• Helfercheckbox im Anmeldungsformular!?
• Wir brauchen mehr Leute mit Fähigkeiten im Orga-Team, insbesonder welche, die gerne und gut Texte schreiben. Aber auch siehe Akquise
• Die Ambassadors hätten auch den Text kriegen sollen.
• Manche Teilnehmer hatten von ihren Hosts eine Fahrtzeit von einer Stunde zu Teichert. Schön wäre auch, wenn sie die Fahrt mit den Hosts zusammen machen könnten.
• Partys vorbereiten: technische Gegebenheiten lernen: Lichtschalter, Partylicht (war im OSCO katastrophal), nötige Schlüssel, Garderoben für die Bands, Lautstärke (zum Korrigieren, falls der DJ auf Toilette ist), Helfer VORHER instruieren (ich habe während der Welfengarten-Party einee Signal-Nachricht gekriegt bzgl. der „Eieruhr“ an Franks PA, ich erst DANACH gelesen habe)
• Einige Ansagen waren akustisch schwer bis gar nicht zu verstehen.
• Party: Der Band sagen, dass sie hinterher auf der Bühne bleiben soll, weil sie einen Shim Sham kriegt, bzw. der MC muss am Ende des Auftritts dafür bereit sein
• Brauchen wir eine HASE-Choreografie? Es ist ziemlich viel Arbeit.
• Inklusion: Ansagen immer auch vollständig auf Deutsch. Es gibt viele Deutsche, die nicht besonders gut Englisch können.
• Ich gucke nicht auf den Boden, wenn ich nach dem Weg suche. Ich habe nach Plakaten/Zetteln z. B. an Laternen gesucht.
• Schade, dass es die gesplanten Badges für Switch, Balboa, Shag nicht gab.

Cathrin

• 1. Früher anfangen zu planen, um Event früher kommunizieren zu können.
• 2. Werbungskanäle wie u. a. von Hendrik vorgeschlagen adressieren (Cathrin gibt Werbung ab)
• 3. OSCO Sonntag streichen. Ggf. Kanu-Club verlängern, OSCO Samstag integrieren
• 4. Früher strukturierter Ablauf und Zuständigkeiten verbindlich planen
• 5. Ton der Kommunikation klären

Boris

• Feste Termine zur Abstimmung
  – große Gruppe 1x pro Monat, später 2x pro Monat
  – Kleingruppen 2x pro Monat, später wöchentlich
  Gefällt mir sehr gut, ich fürchte aber, es ist schwer umsetzbar.
  Wenn man es richtig organisiert, kann ich mir vorstellen, dass das kaum noch nötig sein wird, weil vieles nicht so endspurtmäßig auf den letzten Drücker gemacht wird.
• Vertragliche Abstimmungen schriftlich festhalten und für alle transparent gestalten (Locations, Bands, Teacher, Caterer, etc.)
  – Erwartungen (was wird geliefert/erbracht)
  – Finanzielles (ACHTUNG! Klären: netto oder brutto)
  – Versteckte Kosten klären (Fahrt-, Übernachtungs-, Verpflegungskosten, Gästeliste (ggf. weitere Verpflegungen oder Übernachtungskosten))
• Frühzeitige und klare Kommunikation in den Sozialen Medien
  – Standardisierung der Postings (Welche Farben, Formate, Logos, Schriftarten + Größe, Menge an Text, etc. sind in einem Post zu verwenden, damit das Video/Bild als HASE Post erkannt wird)
  – Klare Festlegung: Welche Person ist für welches Soziale Medium zuständig
  – Postingplan (Wann wird welcher Inhalt gepostet)
  – Wöchentliche Abstimmungen
  – Vorbereiten der Postings (Formate, Videos, Bilder, Texte)
• Grundlegende Fragen im Vorfeld klären - keine Grundsatzdiskussionen während der Planung. Im Speziellen nicht innerhalb der letzten 4 Wochen vor dem Event
• Setzen und Erfüllen von Deadlines
  – ToDo identifizieren
  – Verantwortlichen bestimmen
  – End-Datum festlegen
  – Nachhalten, ob zu 100% erfüllt (Buddy Prinzip oder an Haupt-Verantwortlichen berichten (Cluster bzw. HASE Verantwortliche(r))
• Bei jedem Ende eines Meetings überlegen:
  – „Haben wir noch etwas vergessen?“
  – „Ist noch etwas anderes zu klären?“
  – „Was haben wir noch nicht bedacht?“
  – „Passen die Deadlines noch?“
  – „Braucht jemand noch Unterstützung?“
        – Wer kann wie helfen?
• Immer versuchen eine lösungsorientierte Kommunikation zu führen.
  – Problem identifizieren
  – Was können wir jetzt tun, um es gemeinsam zu schaffen?
        – Bestimmen, wer „den Hut aufsetzt“
        – Ggf. Unterstützer bestimmen
        – End-Datum festlegen
        – Nachhalten
• In (Gruppen-)Chats generell besser einen etwas längeren Text formulieren, anstatt Missverständnisse entstehen zu lassen. Den Eindruck vermeiden, dass jemand auf jemand anderen „böse“ ist, obwohl das nicht der Fall ist.
  – Ggf. nochmal in den Gruppen-Treffen ansprechen
• Nach Unterstützung fragen, wenn man welche benötigt.
  Ein großer Teil von meinem Frust war, dass ich gefragt habe, aber kaum etwas gekriegt habe.
• Als „Kern-Team“ immer versuchen an den gemeinsamen Meetings teilzunehmen. Zumindest für einen gewissen Zeitraum.
  – Informiert bleiben
  – Informationen an alle geben
  – Status teilen / Transparent bleiben
  – Ggf. gemeinsame Dokumente teilen und bearbeiten / verwenden
• Programm so früh wie möglich festlegen und alle Beteiligten im Vorfeld fragen, ob sie mitmachen/unterstützen/Zeit haben/… (z. B.: City Tour, Taster, Vorträge, Podiumsdiskussionen, etc.)
• Brunch:
  - Catering sollte ausreichen, wenn wir ausschließlich für die Anzahl der Teilnehmer bestellen.
• Hand-Out / Homepage:
  – Ab Freitag die geplanten Uhrzeiten (Ablauf) veröffentlichen?
  – Klarer herausstellen, dass diejenigen, die keinen Brunch bestellt haben, ab 13 Uhr eingeladen sind zum Kanufahren, tanzen, etc.
  – Falls kein Location-Wechsel: Ab 16 Uhr sind alle willkommen (auch ohne Pass) Eintritt 5€(?)
  – Links in Bildern lieber noch einmal mehr überprüfen
• Partys:
  - Sonntag ausklingen lassen im Kanu Club. Wenn nicht möglich: ausfallen lassen oder wieder Osco (wegen Charme)
  - Ablauf der Competition vorher nochmal in Ruhe besprechen (Wer hilft mit, wer übernimmt welche Aufgabe, was sind ggf. Zeichen, wie läuft die Comp. genau ab?…)
  - Üben der Danksagung (?), um zu üben, dass es spannend bleibt und nicht zu lange dauert (und an jede/n gedacht wurde)
  - Ansagen im Tango Milieu sind hinten und im Barbereich schwer/nicht verständlich. Lösung überlegen oder Location wechseln?
  - Beibehalten: Info über Songlänge und Geschwindigkeit. Ggf. nochmal schärfen
• Sonstiges:
  - Schilder/Fahnen/Plakate als Wegweiser zu Locations, die auch bei Dämmerung erkannt werden (oder Regen - also: Wasserfest)
  - Armband Kontrolleure auf den Veranstaltungen (unauffällig schauen. Im Notfall ansprechen)

Roland

• Preisgestaltung
  Die Preisdifferenz vom Partypass zum Fullpass hat für mich nicht gepasst. Erstens war für mich der Eintritt zu den Partys gemessen an den Kosten zu günstig und damit einhergehend das Upgrade vom Party-, auf den Fullpass gemessen am Angebot inklusive Brunch zu teuer. Immerhin kostete der Fullpass mit Allem im Vergleich zum Partypass mehr als das Doppelte.
  Hier fände ich hier eine Verteuerung der Partys und damit einhergehend eine Verkleinerung der Differenz sinnvoll. Mein Vorschlag wäre eine Welcome-Party mit regionaler Band für 20–25 € und ein Swingball mit "geiler internationaler Band v" für 30–35 €, bei gleichbleibenden Kosten für den Fullpass.
  Man sollte ebenfalls bedenken, dass in diesem Jahr inklusive Abendkasse weniger als 30% der Teilnehmer einen Fullpasses erworben haben, was ebenfalls dafür spricht, sich hinsichtlich Kostendeckung nicht auf diesen verlassen, sondern die Kalkulation den einzelnen Posten anzupassen.
• Farewell-Party im OSCO
  Auch wenn die Resonanz bei den Hannoveranern stets gut ist, sollte allen bekannt sein, dass die meisten Gäste von außerhalb bereits Sonntagnachmittag abreisen. Daher fände ich es für den Exchange-Charakter sinnvoll, die Farewellparty mit dem Brunch im Kanuclub zu verbinden, sodass nach einem gemütlichen Ausklang dort die Gäste am späten nachmittag abreisen könnnen ohne etwas zu verpassen.
  Die Einbindung des OSCO könnte dann am Samstag erfolgen anstatt oder zusätzlich zum Draußentanzen, wie und in welcher Art und Weise, kann man ja noch abklären.

Karsten

• frühzeitig die road map inkl. Terminen für HASE, Anmeldung, Safe-the-date, Start der Bewerbung klären; dann können wir auch frühzeitig mit der Orga anfangen
• Verträge und Absprachen schriftlich festhalten, insb. Kosten klar benennen, und irgendwo zentral ablegen
• Ton und Stringenz der Kommunikation und Meetings verbessern
• Aufgabenbereiche besser klären und abstecken - Synergien heben!
• knowledge base aufbauen
• Meine Vermutung ist, dass vieles von dem, was wir (HASE kern-orga) als schlecht wahrgenommen haben, intern war, und es im großen und ganzen eine tolle Veranstaltung war. Das sollten wir auch nicht vergessen 😊